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Confirmar responsables del proceso
Define quién administra la cuenta de Tellen (configuración, usuarios, certificado) y quién se encarga de la facturación diaria. Tener roles claros desde el inicio evita confusiones y accesos no deseados.
- Administrador: gestiona la configuración general, el certificado digital y los usuarios.
- Facturador: crea y emite comprobantes desde los puntos de emisión asignados.
En el plan Básico puedes tener 1 usuario; en el plan Profesional, hasta 3. Planifica los accesos antes de invitar a tu equipo.
2
Validar la información del negocio
Revisa que los datos tributarios de tu empresa estén correctos en Tellen antes de emitir cualquier comprobante. Un error en el RUC o en la razón social puede causar rechazos del SRI.Verifica los siguientes campos en la configuración de tu negocio:
- RUC: 13 dígitos, válido y activo ante el SRI.
- Razón social: tal como aparece en el RUC.
- Nombre comercial: el nombre con el que operas (puede diferir de la razón social).
- Dirección: dirección del establecimiento principal.
- Obligado a llevar contabilidad: marca el valor correcto según tu situación.
3
Subir el certificado digital .p12
El certificado digital PKCS#12 (archivo
.p12) es indispensable para firmar electrónicamente todos tus comprobantes ante el SRI. Sin él, Tellen no puede enviar documentos.- Ve a Configuración → Certificado digital.
- Sube tu archivo
.p12y escribe la contraseña asociada. - Verifica la fecha de vencimiento del certificado.
4
Configurar establecimientos y puntos de emisión
El SRI requiere que cada comprobante identifique el establecimiento y el punto de emisión desde el que se emite. Configúralos correctamente para que la numeración sea válida.
- En Configuración → Establecimientos, agrega cada local o sucursal con su código de 3 dígitos (por ejemplo,
001). - Dentro de cada establecimiento, crea los puntos de emisión necesarios (por ejemplo,
001,002). - Asegúrate de que los códigos coincidan con lo registrado ante el SRI.
Todos los planes incluyen establecimientos y puntos de emisión ilimitados. No hay restricciones en este aspecto.
5
Validar la estructura inicial de clientes
Un directorio de clientes bien organizado desde el inicio evita duplicados y facilita la búsqueda al momento de facturar.
- Usa la razón social o nombre completo tal como aparece en el RUC o cédula del cliente.
- Evita abreviaciones informales que puedan generar entradas duplicadas.
- Verifica que el número de identificación (RUC, cédula o pasaporte) sea correcto antes de guardar.
- Si vas a importar un listado existente, limpia los datos en Excel o CSV primero.
6
Cargar el catálogo de productos con precios e impuestos
El catálogo de productos agiliza la emisión de comprobantes y garantiza que los impuestos se calculen correctamente en cada línea.
- Ingresa cada producto o servicio con su código interno, descripción, precio unitario y tarifa de IVA correspondiente.
- Verifica que la tarifa de IVA sea correcta: 15 %, 5 % o 0 % según el tipo de bien o servicio.
- Agrupa los artículos con categorías si manejas un catálogo extenso.
7
Probar el flujo con un registro interno de prueba
Antes de emitir comprobantes reales, realiza al menos una prueba completa para verificar que todo el flujo funciona correctamente.
- Crea un cliente de prueba con tus propios datos o los de tu empresa.
- Emite una factura de prueba con un producto de tu catálogo.
- Verifica que el comprobante se autorice correctamente y que el XML sea válido.
- Descarga el RIDE y revisa que todos los datos aparezcan bien impresos.
8
Invitar al equipo y asignar roles y puntos de emisión
Si tienes más de un usuario, invita a tu equipo una vez que la configuración base esté lista.
- Ve a Configuración → Usuarios e invita a cada miembro por correo electrónico.
- Asigna el rol correspondiente: Administrador o Facturador.
- Restringe cada usuario a los puntos de emisión que le corresponden según su función o sucursal.
El plan Profesional permite hasta 3 usuarios. Si necesitas más accesos simultáneos, considera el plan Empresarial (próximamente disponible).
9
Alinear criterios de uso con el equipo
Antes de salir a producción, asegúrate de que todos los usuarios que facturarán en Tellen conozcan los criterios internos de uso:
- ¿Cómo se nombran los clientes nuevos? (criterio de nombre unificado)
- ¿Qué punto de emisión usa cada persona o sucursal?
- ¿Cuándo se emite una nota de crédito vs. una anulación?
- ¿Cómo se reportan errores o rechazos del SRI?
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Definir una fecha de revisión posterior al lanzamiento
Programa una revisión del proceso entre 2 y 4 semanas después de comenzar a facturar en producción. Úsala para:
- Identificar productos o clientes faltantes en el catálogo.
- Verificar que la numeración de los comprobantes sea correlativa y sin saltos.
- Revisar si hay comprobantes rechazados o pendientes de reenvío.
- Ajustar permisos de usuarios si el flujo cambió.
Una vez completado este checklist, tu cuenta de Tellen está lista para emitir comprobantes electrónicos en producción. Recuerda cambiar el ambiente a Producción en Configuración → Ambiente antes de emitir facturas reales.
Configura tu cuenta paso a paso
Revisa la guía detallada de configuración inicial si necesitas ayuda con alguno de los pasos anteriores.